Ons vrijwilligersbeleid

1. Doel vrijwilligersbeleid.

Dit vrijwilligersbeleids moet waarborgen dat er een optimale bezetting is/komt van de verschillende functies bij VRC met gemotiveerde en deskundige vrijwilligers.

2. Verantwoordelijkheid vrijwilligersbeleid

Het vrijwilligersbeleid van VRC is een verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur. Het vrijwilligersbeleid zal door de hoofdcommissies worden uitgevoerd. Tot de invulling van deze functie worden de taken uitgevoerd door een “vrijwilligerscommissie” bestaande uit Jacob van den Essenburg, Evert Klem en Margreeth Schuilenburg.

3. Regels vrijwilligersbeleid

Vrijwilligerswerk is en blijft het werk van vrijwilligers, maar VRC heeft ook een organisatie die goed moet blijven draaien. Daarom een paar simpele, maar heldere regels:

-  VRC doet een beroep op iedereen die kan bijdragen aan de vereniging. Jong of oud, man of  
    vrouw, lid of ouder.
-  De werkzaamheden kunnen aangepast worden aan capaciteiten en beschikbare tijd.
-  VRC hanteert normen en waarden conform de “Gedragscode VRC.”
-  Vrijwillig betekent niet vrijblijvend.
-  De vrijwilliger draagt zelf de verantwoordelijkheidvoor werkzaamheden die hij/zij binnen
    VRC verricht.
-  Een vrijwilligersfunctie wordt aanvaard voor een vooraf bepaalde termijn, of voor een vooraf
    bepaalde taak.

Alle functies binnen VRC. worden opgenomen in het organigram en volgens een vast model beschreven.

Mensen kunnen zich opgeven voor een bepaalde functie, maar moeten ook weten dat nieuwe initiatieven en ideeën welkom zijn. Het algemeen bestuur en de hoofdcommissies zullen actief netwerken binnen de vereniging en zo nodig leden benaderen voor een vrijwilligersfunctie.

4. Motivatie van vrijwilligers

De vereniging is van de leden. Dat is het gevoel dat de vrijwilligers moeten hebben. Leden moeten het gevoel hebben dat ze bij de club betrokken worden, dat ze zelf een beetje “eigenaar” zijn van de club. Dit stelt vooral eisen aan het functioneren van het bestuur.Beleidskeuzes dienen helder en rechtlijnig te zijn, maar ook moet tijdig, open en volledig naar de leden gecommuniceerd worden. Daarbij moet ruimte zijn om te discussiëren, waarbij leden en bestuur naar elkaar luisteren. Zo creëren de beleidsmakers draagvlak onder de leden, krijgen de leden meer binding met de vereniging en hebben beiden de motivatie om aan “hun” eigen stukje VRC te werken.

5. Waarderen en belonen van vrijwilligers

VRC heeft als standpunt dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun werkzaamheden. Het uitgangspunt van vrijwilligerswerk is dat je als individu mensen wilt helpen. Zelfwaardering is het belangrijkste wat iemand kan vinden in zijn vrijwilligerswerk. Daarnaast is waardering van de leden heel belangrijk. Het vrijwilligerswerk staat immers ten dienste van de leden. De leden van de vereniging dienen daarom respectvol met de vrijwilligers om te gaan. Ze doen het werk voor hen. Als blijk van waardering, organiseert de vereniging verschillende activiteiten gericht op bepaalde groepen vrijwilligers (clinics, uitstapjes, etc.) en aan het eind van het seizoen een feestavond en/of barbecue voor alle vrijwilligers. Selectietrainers nemen qua waarderen en belonen in de organisatie een aparte plaats in. Van de mensen op deze functies wordt meer geëist en verwacht. Hiervoor krijgen zij dan ook een vergoeding; in feite zijn zij geen “echte” vrijwilligers meer maar professionals op hun vakgebied.

6. Opzetten en onderhouden van een databank vrijwilligers.

Het opzetten van een databank brengt een aantal voordelen met zich mee. Er ontstaat een duidelijk overzicht als het gaat om waar (binnen welke commissie) vrijwilligers nodig zijn, wat voor een soort (bijv. trainer of kantinevrijwilliger) vrijwilligers nodig zijn en wie als vrijwilliger actief zijn binnen VRC. Tevens kan een databank fungeren als een hulpmiddel bij de werving van nieuwe vrijwilligers. Door het vastleggen van de achtergrond van een vrijwilliger wordt het makkelijk om een vrijwilliger te vinden die een bepaalde taak ook zou kunnen vervullen. In de databank dienen de volgende gegevens opgenomen te zijn;

-Gegevens van de vrijwilligers zoals naam en leeftijd. Maar ook gegevens buiten de vereniging zoals beroep en hobby’s.

-De functie en taken die een vrijwilliger uitvoert.

7. Werven van vrijwilligers

Het ontstaan van een vacature is veelal als eerste bekend bij de betreffende hoofdcommissie. Als in de functiebeschrijving staat opgenomen dat de hoofdcommissie verantwoordelijk is voor het werven van nieuwe vrijwilligers (zoals bijvoorbeeld de jeugdcommissie jeugdleiders werft), dan moet de commissie een lijst van potentiële vrijwilligers van de ondersteunende functie hebben. Daarvandaan wordt de vacature opgevuld. Is de hoofdcommissie niet verantwoordelijk voor het werven van nieuwe vrijwilligers dan wordt bij het ontstaan van een vacature het algemeen bestuur op de hoogte gesteld van de ontstane vacature. Deze gebruikt vervolgens de beschikbare middelen om de vacature in te vullen.

8. Begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers

In elke functiebeschrijving staat vastgelegd door welk persoon de vrijwilliger ondersteund kan worden en aan wie men ondersteuning biedt. Nieuwe vrijwilligers worden bij voorkeur ingewerkt door de “oude” vrijwilliger. Indien dit niet mogelijk is wordt dit gedaan door de in de functiebeschrijving vastgelegde ondersteunende functie. De begeleiding van nieuwe vrijwilligers bestaat uit een introductiegesprek met de ondersteunende functie met daarin een toelichting op de functie, het functioneren binnen de vereniging en een kennismaking met direct betrokkenen van de functie. Vervolgens wordt onder begeleiding de taken van de functie uitgevoerd, waarna de nieuwe vrijwilliger zelf aangeeft wanneer hij/zij in staat is om zelfstandig te functioneren.

9. Deskundigheidsbevordering

Wanneer (potentiële) vrijwilligers niet volledig aan de functiebeschrijving voldoen en dit kan worden opgelost door een opleiding zal de vereniging de eventuele kosten (cursus-, materiaal- en reiskosten) voor haar rekening nemen. Dit zijn onder meer de functies “Trainer”, “Jeugdtrainer” en “Scheidsrechter”.

10. Behouden van vrijwilligers

Mensen willen zich ontwikkelen, en daarbij niet alleen kennis opdoen maar deze kennis en vaardigheden ook daadwerkelijk in de praktijk gebruiken. Dit vrijwilligersbeleidsplan is gemaakt om capabele en enthousiaste vrijwilligers op de juiste plek te hebben. Daarom is het belangrijk dat vrijwilligers hun ambities kenbaar kunnen maken. Ook is het ruimte geven voor initiatieven belangrijk voor het behoud van de vrijwilligers. Vrijwilligers moeten ervaren dat de vereniging initiatieven, mits vooraf overlegd, aanmoedigt.

Door positieve aandacht aan initiatieven te schenken, weten de vrijwilligers die meegeholpen hebben dat ze gewaardeerd worden en dat initiatieven buiten de functiebeschrijvingen om, erg op prijs gesteld worden, want originele ideeën en initiatieven maken de vereniging speciaal.

11. Verzekering

VRC  gaat er vanuit dat iedere vrijwilliger, indien nodig, zijn/haar persoonlijke verantwoordelijkheidheeft genomen voor wat betreft verzekeringen.